在我们工作中,有些工作可能单独用excel或者单独用word都可以完成,但是使用单独的软件可能操作起来会比较麻烦。
为了高效的完成工作,我们完全不必局限于必须使用单一的软件,完全可以使用组合软件来快速的完成,总之就是,怎么简单高效完成,就怎么做。
今天来给大家分享excel+word的经典组合运用——邮件合并的应用。
某天,领导布置一项任务:给所有投递简历的求职者发面试通知书,面试通知书模板如下:
求职者的信息如下:
下面思考如何要快速生成15份不同求职者的面试通知书呢??
如果要一个一个的复制粘贴,也是可以的,只是相当耗时和麻烦,这时运用excel和word的邮件合并功能则是非常高效快捷的。详细实现方法,见下面视频:
00:58对于相同格式内容的文档,其中文档中个别信息是变量信息,其他都是固定信息的场景下,可以通过excel+word的组合应用,快速生成多个文档信息。基本步骤如下
第一步,需要明确文档中哪些内容是变量,哪些内容是不变的,对于变量内容可以用标黄加底纹的方法进行标注。
第二步,把所有变量信息按照统一的格式登记在excel表格中,注意,表格中不要加表头。
第三步、利用word中的邮件合并功能,导入excel表格内容,然后分别在不同的变量处插入对应的合并域的内容。
第四步,插入完毕之后,预览无误之后,点击完成合并,然后保存文档即可完成,无论是想把所有内容保存在一个word文档中,还是分别保存到多个文档中,都可以实现。
可迁移应用的场景主要是指:结合上面学到的知识,请思考下在你的工作中有没有可以应用的场景,自己可以用到工作、生活中的哪些地方?如果只学不用,相信过不了太久,即使现在学会了,也会忘记。
以下是我工作和生活经常应用场景,希望能对你有所启发。
1、面试通知书、员工工资条、员工工作证、邀请函、台签、资产标签等应用场景。
2、由于我媳妇是律师,经常为帮她快速合成一些法律相关方面的文书内容,尤其是批量的相似案件的时候,起诉状、保全申请书、委托书、代理合同、担保书等相关应用场景。
那么,邮件合并在您的工作和生活中有哪些可迁移应用的场景呢?
不思考,永远无法得到进步!思考到之后,可以亲自动手尝试做一做,先模仿、再创新!
只有对你生活工作有所改变的信息才是知识!