今天说说会议文件准备的事。
会前需要准备的会议文件主要包括会议通知、会议手册、欢迎致辞、总结讲话和其他文件等。
1、会议通知
会议通知应讲明会议的背景、目的、任务、时间、地点、参会人员、主题、议题、食宿安排、交通线路、缴费标准、报到须知、会务联系方式、报名回执要求等内容。
以下事项在起草会议通知时要引起注意：
①通知内容要准确具体，使参会人员能便捷顺利地参会；
②要讲清楚参会人员的范围和人数要求；
③报名回执至少要统计参会人员的姓名、性别、民族、工作单位职务职称、手机、接送站需求、住宿需求等信息；
④通知要尽早及时发出，以便参会人员报名和调整工作安排；
⑤邀请上级单位和特邀代表参会需发送邀请函，以示尊重；
⑥内部会议通知可只讲明会议时间、地点、主题、参会人员。
2、会议手册
会议手册是参加会议活动的行动指南，也是办会人员筹备组织会议的指导手册。
会议手册的主要内容有参会须知、日程安排、代表名单及分组安排、作息及活动的时间、地点、会场席次图、会务组联系方式、会议地点及周边交通示意图等。
参会须知应讲清楚会场纪律、活动纪律、请假纪律、食宿纪律、安全纪律、保密纪律和节能要求，说明房间网络、电话等设施使用方法，退房和返程订票事宜，以及会务组联系方式。
如就餐纪律一般包括：要凭餐券就餐，提倡光盘行动，杜绝浪费，会议期间严禁饮酒，严禁聚餐等。
编制代表名单时，特别注意以下几点：
①按工作单位排序依据要科学严谨，如应严格依据中央和国家机关排序、地方行政区划排序、中央企业排序等；
②工作单位要写全称或规范化简称，工作部门的详细程度统一；
③参会人员的性别和民族要注明，以示尊重，也便于安排食宿；
④参会人员的职务和职称要准确，表述要规范和统一；
⑤参会人员的联系方式要反复校对，确认无误；
⑥保存好原始报名回执，以便校对和核查。
3、欢迎致辞和总结讲话
欢迎致辞和总结讲话是会议正式开始和结束的重要标志。
一般由会议主办单位的主要领导或上级主管部门的领导来致辞和总结。
欢迎致辞的内容应介绍会议的背景、目的、任务、主题、议题、参会人员等基本情况，并向参会人员表示欢迎并提出参会要求。
总结讲话的内容应总结会议取得的主要成果，强调会上领导重要讲话的精神，向参会人员和相关单位表示感谢，对今后的工作提出希望和设想，最后宣布会议闭幕。
4、其他文件
其他文件主要包括2类
一类用于会议召开过程，如领导讲话、经验交流、材料、提案、选票、代表证等；
另一类用于开展会后工作，如简报、新闻稿、会议记录、会议纪要、备忘录、声明等。
会后使用的文件，应在会前和会议过程中及早形成初稿，再根据会议进程随时修改，以保证在会议结束后第一时间修改定稿，用于指导工作。
