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与一般销售公司当中的客户访问类似,在外贸行业中,业务员也时常需要接待一些到访的客户。这时候不仅是向领导证明自己的好机会,也很有可能与客户商谈融洽,拿下几个大订单。因此,我们需要对客户的来访重视起来。
一般而言,客户来访分为两种情况:客户主动要求和公司提出邀请。但不论哪种情况都需要业务员提前发送邀请信(又称邀请函)以便我国大使馆向客户签发签证并作为合作双方的业务往来证明。那么,这封邀请信应该如何撰写才正规、得体呢?这就需要业务员认真留意并做好以下几个方面。
一、邀请信开头称谓应注意不同于普通邀请信和与客户平时沟通中的信函,外贸来访邀请信抬头不应该写客户的姓名而要写“中国大使馆”,因为这封信是面向中国大使馆的工作人员的。我们可以将邀请信中、英文各拟一封扫描或邮寄给客户,方便客户后续签证的办理。
除了称谓需要注意,信件开头还应写明自家公司名称、写信目的等内容。比如我们可以这样写:
Invitationletter
DearSirorMadamofEmbassyofChina,
Our
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