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茶道艺术家茶汤作品欣赏会的举办,需要准备下列的电子资料或印刷品宣传品、海报:包括发布在网络上的资料与印刷品,让这次茶会的特性,方式、时间地点参与的茶道艺术家、茶会程序、着装约定、与会须知、购票方法、主办单位等给大家知道。还可设计一张海报,以电子版发上网络或印成纸制版用以张贴。入场券,大家都要凭入场券参加茶会,入场券透过贩卖校茶文化研究中心网页下载。
下载后附在邀请函上寄送入场场券。元人民币券上要有茶会的时间、地点、上下两半场的席号(抽签后填上),着装约定、品茗者须知、入场券价格、主办单位等资料。邀请函:将这次茶会的特性、方式、时间地点、参与的茶道艺术家、茶会程序、着装约定、与会须知、主办单位等说明清楚。邀请函上表明“随函赠送入场券”,并要求以何种方式确认出席与否。茶会说明书:这是茶会纪念性的资料。
除宣传品上标明的事项外还要有茶道艺术家简介,介绍茶道艺术家在茶界上的经历、对茶道艺术的见解、这次茶会所呈现的茶叶。报到时分送给每位品茗者。茶谱:这是茶道艺术家自备的一份印刷品,于每场品茗会结束前发送给自己席上的品茗者。茶谱上记载自己在这次茶会的“品茗程序”,所呈现的茶叶、茶食、茶器与泡茶用水,并对茶叶、茶香、茶味、茶性、叶底等做番描述茶道艺术家茶汤作品欣赏会证书。
茶谱这是茶会主办单位出具的一份证明书,说明某某人作为茶道艺术家受邀何时在什么地方举办的茶汤作品发表会。这是茶道艺术家茶汤作品创作的经历证明,也是茶道艺术家的茶汤作品累积了欣赏者的记录。茶席位置图,茶会以多位茶道艺术家联合举办的方式.且在20位以上,品茗会场有必要在入口处设备茶席位置图方便品茗者找寻自己就座的席号。会场的平面图要先行绘制。
但各茶席的席号到茶会开始前才填上,而且只填写席号不填写茶道艺术家的姓名,减少哪位品茗者坐在哪位茶道艺术家席上的话题。指路牌:如果茶会的会场需要指标才容易找到,就要制作所需数量的指路牌,写明“某某茶道艺术家茶汤作品欣赏会”与路径方向。茶道艺术家与品茗者的席次问题只发生在联合茶汤作品欣赏会。先说茶道艺术家的席次。茶道艺术家的席位是由抽签决定,抽签后就可以设置茶席,但席号暂不决定,直到茶会开始前才决定编号的方式并赋予号码。
指路牌编号要有一定的规则性,找寻的人才容易找到自己所要的号码,这规则可以是顺时钟方向也可以是逆时钟方向,可以一行行的来也可以一列列地往前数。编妥号码后才将号码写到茶席位置图上。不马上决定席号是减少品茗者为坐上哪一位茶道艺术家的茶席而设法取得那样的签条。再说品茗者的席次。品茗者坐哪张茶席也是由抽签决定,每次茶会都有二场品茗的机会。
就分成上半场与下半场二次来抽签,如果第二次抽到与第一次相同的号码,则将号码签放回,重新抽取抽完签,将抽到的席号填写在入场券上,免得到时找不到签条品茗者无需特意要坐在哪位茶道艺术家的茶席上,所以这时还末排定茶道艺术家的茶席号码。品茗者只是抽取茶席的号码,至于坐在品茗者的哪个座位就没有规定了。主办方工作人员如果有适当机会,可在之前先行抽签,减少茶会报到所需的时间