01、明确活动信息
在邀约活动嘉宾之前，作为主办方，首先明确一些重要的活动信息，比如时间、地点、活动内容等。在确定活动时间、地点及活动方案之后，才能开始邀约嘉宾，以便他们确定相应的日程安排。
02、分析用户的参会目的
在公司和用户需求之间，寻求平衡点。要明确活动的目的，为什么要举办此次活动？是为了连接活动参与者，还是为了引发参与者思考？根据活动目的，创建活动和主题，邀约与活动形象相符合的嘉宾。用户参加活动的目的，通常分为两类：一是为了学习增长知识，二是为了社交。我们可以深入发掘更多更细的原因：是想结交新朋友？想寻找新的工作机会吗？还是想寻找客户吗？通过对用户参加活动的目的进行细分，可以帮助我们更好地了解参与者的口味，依此来选择和邀约活动嘉宾。一般中型的活动，最理想的时间是在活动前一月内，搜集参与者的活动目的。
03、确定邀约流程
确定邀约嘉宾的流程，并指派嘉宾邀约负责人，由嘉宾邀约负责人，进行邀约工作。
04、拟定嘉宾邀约名单
通过开会讨论收集信息，拟定嘉宾邀约名单。可以在互联网上搜索与活动主题相关的视频、文字等，获取有效信息；或是参考同种类型的活动主办方以往邀请的嘉宾，从中选择合适的嘉宾人员；通过列举推荐理由、擅长领域，最终确定邀约嘉宾名单。
05、制作嘉宾邀请函
邀请函要明确LOGO、敬语、活动详情介绍、时间、地点、议程以及联系人、联系电话等基本元素。邀请函的核心作用，是体现活动的权威性、正式性、礼仪性，是官方对外邀请的主要形式，从而提高嘉宾到场率。另外，也可以用于嘉宾个人宣传时，有助于推广活动。在向嘉宾发出邀请函时，需要前期调研，掌握嘉宾工作履历背景、主要观点、脾气喜好，并确认嘉宾是否需要有发言、对话、颁奖、问答等环节。注意重要嘉宾定制化内容，提高邀约率。
06、正式发起邀约
正式向嘉宾发起邀约，向嘉宾介绍会议/活动的主题。嘉宾邀约可以通过电话、
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