年就要结束了。马上我们就要迎来崭新的年。这一到年底儿，各大公司、组织又要开年会了。
这年会究竟怎么开呢？这个方案究竟怎么做呢？
之前开过、做过的，有这方面的经验还好，对于新手可能就不太友好了。如果您是第一次组织这个年会，那么您可以看我接下来的文章（本人有15年商会秘书处工作的经验）。
会前会
首先就是召开会前会。相关部门或者是决策层，召集一个会前会，把这个年会的调子定一定。比如说是不是要对刚刚闭幕的二十大的精神做一个宣讲，要不要做表彰、表彰什么内容等等。
这个会前会呢，要确定基本的时间、地点，大约有多少人参加，是否邀请领导，邀请什么样的嘉宾或者顾问。
说白了，这个会前会的目的，就在于给这个年会定调子。调子定好以后，就要成立筹备小组或筹备委员会。
筹委会
小一点的我们叫筹备小组，大一点的我们可以成立筹备委员会（简称筹委会）。
成立了筹备小组和筹委会，那么也就有了组长、副组长；或是总指挥、副总指挥之类的。有了架构，有了领导班子就好办了，有什么事情需要汇报、协商、协调的直接找筹备小组或筹委会领导。
接下来的工作就是务实了，玩真的了。
筹备小组或筹委会要开会，目的就是确定会议的议程。议程敲定，筹备秘书处就要把年会方案拿出来，这也就到了本篇文章的重点了。
年会方案
这个年会方案也可以称作筹备工作方案的草案。先把年会的时间、地点、出席人员这个三要素写出来。
注意：这里要划重点：三要素——时间，地点、出席人员。
随后就是筹委会成员的架构、名单和这次年会的主要议程。
议程是重中之重，要按一二三四五……这样细分下去。有几项议程你就写几项议程。一般的议程都有唱国歌、致开幕词、年度工作报告、年度财务报告、表彰与颁奖、领导讲话、合影这几个环节。
等议程出来了，那么就要制定时间表。时间表必须要精确，几点会务组签到，几点出席人员签到，几点唱国歌，几点致开幕词……所有的时间节点都要控制好，不能出错。制定时间表的时候必须考虑几个问题，就是哪一个环节需要多长的时间，提前要预留好。比如我们这次年会就有二十大精神宣讲环节，那么至少也在45分钟左右。再比如说这个颁奖的环节你要考虑有什么奖项，每个奖项有多少人，加上现场颁奖有多少人次出场大约多长时间。
时间表制定了，就要看一看我们这场年会，需要什么物料，提前要做好准备。
比如出席会议的邀请函、吊牌、签到墙、桌牌、奖牌、旗帜、饮用水、手袋、伴手礼、桌花、签到笔、签名册……这些物料都要一一找出来，需要多少，是要广告公司制作，还是要赞助，还是要购买，都要一一的标出来。
物料之外就是考虑这次会议用不用礼仪，要不要就餐，安排午宴或者晚宴。如果安排宴席的话，那么就需要酒水，红酒、白酒。等做好这些，接下来就是分工的事了。
分工最好根据实际情况，一般可以分为五个，比如秘书组、后勤组、布展组、联络组、宣传组等。接下来就是把这几个小组的工作内容细化，并且找出时间节点，在什么时间之内完成什么事儿。在这个基础上再责任到人，专门找出两名负责人，也就是这几个会务小组的组长，由他们负责整个小组的工作任务。
以上内容安排就绪，那么就要看一看，我们用不用专业的主持人。主持人一般两名就够用，男女主持人各一名。再就是看看要不要媒体和记者，要不要邀约他们。之后，就是确定会场。
确定会场主要有两个原则，一是根据人数来定，二是一定要提前预订。定好会场之后，最好是画一个平面图，放在筹备工作方案里。这个平面图主要体现的就是座次，比如领导坐哪里，贵宾坐哪里。
最后，方案里要对年会重要的环节和细节考虑到，最好是形成文字写出来。比如领导怎么上台，礼仪怎么引领，颁奖时如何站位等等。
筹备工作草案做好之后，那么就要提交给筹备小组或筹委会。进行审核了，审核的同时进行修改。一旦方案确定，那么剩下的就是根据这个方案制定一条时间线。
这条时间线就是采用倒计时的方法，在什么时间完成什么事情，谁来完成谁来检查。
直到会议正式召开，整个会议全流程都是根据方案和分工来的，包括拟定的主持词以及会议结束后的宣传。
关于如何制作一个年会的筹备工作方案，每个人可能有每个人不同的经验，写在这里仅供参考，大家喜欢就好，一起交流。
