“凡事预则立，不预则废”，极度趋近于完美的活动，来自于活动策划团队充分的准备，以及活动现场的超一流执行，任何细小的疏漏，都将为活动结果带来不可预知的风险。因此，活动策划过程中必须充分管理好“人、事、物”这三个要素。
大家都知道，一场完整的活动分为活动前筹备、活动现场执行、活动后收尾三大阶段，始终贯穿着“人、事、物”这三大活动要素，区别在于不同阶段、不同时间的内容侧重点不一样。如图所示，“活动现场执行”是三个阶段中的核心，活动前要围绕活动议程分解筹备事项，活动后要结合活动举办情况进行收尾工作。
图1：活动执行流程表框架从上图“活动执行流程表框架”中我们可以看到，活动前、活动后两个阶段相对简单些，只需要明确在哪个时间，做哪些事，由谁来负责，有哪些工作人员来配合执行，要准备或使用哪些物料。活动现场执行时，“事”多了议程中需要的礼仪、灯光、视频、音频等配套工作，“人”多了上台的演员嘉宾。
管理这么多的“人”、“事”、“物”本身就是一项重大挑战的工程，各路大神各显神通，总结、编制出各种表格来梳理和管理活动的筹备、执行细节，网络上也能找到很多的模板。在所有的表格中，《活动执行流程表》是核心，其次是工作人员表、物料清单表、人员任务分工表、演员嘉宾表、活动费用表等。
面对这么多的表格，虽然利于活动管理，但也一直大家叫苦不迭，笑称自己是“活动民工”。一方面，这么多表格中的“人”、“物”都是相互关联和交叉引用的，但因为缺乏专业辅助工具，只能一张张表、一个个字的敲键盘，几张表格间反复交叉检查、补漏，工作量巨大且易漏易错，熬夜加班更是家常便饭。另一方面，业内至今没有统一标准的表格，各个团队用的表格格式五花八门，很难整合到一起，重复劳动，更严重影响团队之间的磨合和筹备效率。
可喜的是，专为活动策划团队和个人开发的“Micetool活动策划助手”在线SaaS协同系统于年3月1日上线后，彻底解决了这些困扰活动策划者们多年的烦恼。系统可以自动关联活动中的人员、事项、物料，支持策划团队在线协作，能自动生成并一键导出各类活动报表，帮助大家从繁重、纷杂的表格工作中解放出来，使得活动策划效率更高，大大降低了时间成本和人力成本，深受业界高度好评和欢迎。
在Micetool活动策划助手出现之前，虽然已经有很多活动管理软件和平台，但这些软件基本都是围绕活动报名、签到、现场互动、邀请函、调研问卷，或者活动场地对接、活动发布等这些垂直领域的，没有一款是针对活动策划工作本身的，也使得活动策划工作本身一直停留在“原始”手工时代。Micetool活动策划助手的诞生，彻底颠覆了以往纯手工编制各类表格的方式，首开MICE行业先河，填补了活动策划过程中缺乏自动化辅助工具的空白，降低了活动策划从业门槛。
下面，就让我们一起来看看“Micetool活动策划助手”是如何实现轻松管理活动中涉及的人、事、物的？
前面已经说过，所有的活动表格都是围绕“活动现场执行”这个核心来展开的，Micetool活动策划助手顺应了这一原则，系统中的所有表格都是围绕“活动执行流程表”来设计的，如下图：
图2：各活动策划表间的关联图1、信息关联调用功能：活动执行流程表中的活动场次来自于“活动基础信息”中的设置。演员嘉宾、物料是直接调用对应的演员嘉宾表、物料信息表。负责人、工作人员直接调用工作人员表。这些“人”、“物”可能来自于主办单位或者各个供应商，在系统中也可以快速的设置其所在单位。
2、自动活动费用表、任务分工表：图中绿色背景“活动费用表”、“任务分工”表，是手工做表时最最痛苦的两个表格，需要一项一项逐个梳理汇总，费时费力。在Micetool活动策划助手中，这两个表格是由系统全自动生成的，无需再手工另行操作，有效提升了活动策划效率。
3、自动统计物料数量：图中橙色背景的“物料”表中的物料数量，可以自动统计各个活动细节中用到的所有数量。而且同一物料在不同环节中使用的话，也可以设置去重。圆满解决了手工做表时去逐一分解、再统计、再反复核对的痛点，并确保物料不遗漏、数量不出错。
4、可评估工作量：借助物料清单、任务分工表中的按人查看，可以轻松评估每位工作人员的工作量。
5、物料检查核对：借助物料表中的数量，可以检查核对是否有物料没被使用。
6、标注筹备进度：借助物料、任务分工表中的进度标记功能，可以实时统计“事”、“物”的筹备进度。
7、秒改自动同步：所有活动表格涉及中的“人”、“事”、“物”如果发生变动，只需要修改相应的变动信息，不到一秒钟，其所有关联的信息也将自动同步修改完成，而无需再像手工做表时去一一修改，从而可以轻松应对活动中的任何“变化”。
8、报表千人千面：表格制作完成后，利用系统的“报表导出”功能，可以选择一张或多张表同时导出，而且物料清单、任务分工两个表格支持选择所有人或某个工作人员，使得每个工作人员可以拥有自己的专属表格，千人千面。
9、团队协作：传统的手工表格虽然可以利用云盘、云文档来实现团队协作，但无法实现以上8大功能。在Micetool活动策划助手中，活动负责人可以邀请甲乙双方或多方的核心成员，共同参与活动表格细化，一方面可以减轻负责人工作量，另一方面也可以统一表格格式，让活动细节更加细化和到位。
除了以上提及的9大特点外，Micetool活动策划助手还拥有共建共享企业资源库，快速导入供应商、工作人员、物料，设置工作人员操作权限，类似PPT动画时间快速设置活动时间，复制活动议程、事项，调整活动场次、议程排序等众多提高活动策划效率的功能。具体可以参照之前的文章《活动策划者必读：怎么让活动策划效率更高》。
同时，为了符合大家的传统操作习惯，Micetool活动策划助手采用类似Excel的开放式表格设计，所见即所得，上手容易，操作简便，任何一次的输入或修改，系统马上可以自动保存，不用再担心因为忘记保存而功亏一篑了。
心动不如行动，如果你也正在为整理一堆活动表格而烦恼，那就赶紧登录Micetool活动策划助手（
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